Jedna decyzja na początku roku, skutki przez dwanaście miesięcy

Przedsiębiorca, który osiągnie 180 000 zł dochodu na skali podatkowej, od nadwyżki ponad 120 000 zł zapłaci podatek według stawki 32%. Na podatku liniowym ten sam dochód obciąży stawka 19%, ale bez kwoty wolnej i bez wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Formę opodatkowania wybiera się raz w roku i w jego trakcie nie można jej zmienić. Dlatego księgowość dla JDG zaczyna się przed pierwszą fakturą, a nie po niej.

Kiedy i jak wybiera się formę opodatkowania?

Oświadczenie składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym w danym roku pojawił się pierwszy przychód. Jeśli pierwszy przychód przypada na grudzień, termin upływa z końcem roku. Nowa firma może wskazać formę już we wniosku do CEIDG. Gdy tego nie zrobi, obowiązuje ją skala podatkowa, a działalność kontynuowana pozostaje przy formie z poprzedniego roku. Do wyboru są:

• skala podatkowa: 12% i 32%, kwota wolna 30 000 zł, wspólne rozliczenie z małżonkiem i ulgi rodzinne,
• podatek liniowy: 19% niezależnie od wysokości dochodu, bez kwoty wolnej,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: stawka zależna od rodzaju działalności, bez odliczania kosztów,
• karta podatkowa: dostępna wyłącznie dla firm, które korzystały z niej wcześniej.

Ryczałt kusi niską stawką, ale przy wysokich kosztach, takich jak leasing, podwykonawcy czy zakup towaru, bywa najdroższą opcją. Usługi dla byłego pracodawcy, takie same jak wcześniej na etacie, mogą odebrać prawo do podatku liniowego lub ryczałtu: przy liniowym liczy się praca w bieżącym roku, przy ryczałcie także w poprzednim. Od wybranej formy zależy też sposób liczenia składki zdrowotnej. Porównanie trzeba więc robić na liczbach konkretnej firmy, nie na samych stawkach.

Co obejmuje księgowość dla JDG w ciągu roku?

Przede wszystkim terminy. Składki ZUS jednoosobowa firma opłaca co miesiąc, a podatek dochodowy i VAT mały podatnik może rozliczać kwartalnie. Na kwartalne rozliczenie trzeba zdecydować się z góry, a pomyłka o kilka dni w obu wariantach oznacza odsetki. Kalendarz wygląda tak:

• do 20. dnia miesiąca: składki ZUS oraz zaliczka na podatek dochodowy, przy rozliczeniu kwartalnym do 20. dnia po zakończeniu kwartału,
• do 25. dnia miesiąca: plik JPK_V7M albo, przy kwartalnym VAT, JPK_V7K z deklaracją za cały kwartał,
• na bieżąco: księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów przy ryczałcie oraz ewidencja środków trwałych,
• do 30 kwietnia: zeznanie roczne PIT-36, PIT-36L lub PIT-28.

Od 2026 roku faktury między firmami przechodzą przez Krajowy System e-Faktur. Biuro pobiera z niego dokumenty kosztowe bez czekania na skany. Pod jednym warunkiem: przedsiębiorca musi nadać mu uprawnienia, a wielu zapomina o tym do pierwszego zamknięcia miesiąca.

Jak wybrać biuro rachunkowe dla JDG?

Cena za miesiąc mówi niewiele, dopóki nie wiadomo, co się w niej mieści. Biuro rachunkowe dla JDG warto sprawdzić kilkoma pytaniami przed podpisaniem umowy:

• czy pomaga wybrać formę opodatkowania i sprawdza jej opłacalność w trakcie współpracy,
• czy sam wylicza zaliczki na podatek i składki ZUS, czy tylko księguje dokumenty,
• czy reprezentuje firmę przed urzędem skarbowym i ZUS,
• od czego zależy cena: od liczby dokumentów, zapisów czy od stałej kwoty.

Jednym z przykładów stałej obsługi jednoosobowych firm jest księgowość dla JDG w PS Consulting. Biuro prowadzi księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję ryczałtu, wylicza zaliczki i składki, sporządza zeznania roczne, a cenę ustala według liczby zapisów.

Co się zmienia, gdy firma rośnie?

Pierwszy próg to 200 000 zł sprzedaży w roku, czyli limit zwolnienia z VAT. Sprzedaż, którą firma go przekroczy, jest już opodatkowana, więc księgowość JDG musi śledzić obroty na bieżąco, a nie dopiero w grudniu. Drugi próg dotyczy skali podatkowej: dochód powyżej 120 000 zł sprawia, że w kolejnym roku podatek liniowy lub ryczałt mogą okazać się tańsze. Trzeci pojawia się rzadko. Przychody przekraczające równowartość 2,5 mln euro oznaczają przejście z księgi przychodów i rozchodów na pełną księgowość.

Każdy z tych progów można przewidzieć kilka miesięcy wcześniej. Wymaga to tylko tego, by ktoś regularnie patrzył na liczby firmy, a nie wyłącznie je księgował.